Wir publizieren im April jedes Jahres die Bewerbungsfrist für das jeweils im folgenden Kalenderjahr beginnende Klinisch Praktische Jahr. Innerhalb dieser Frist können alle Studierenden die im betreffenden Jahr die Voraussetzungen für die Teilnahme am KPJ im AKH-Wien erfüllen, online (nicht per E-Mail) Ihre Bewerbungen einreichen. Sie müssen abgesehen von ihren persönlichen Daten* eine Wunschklinik bzw. -abteilung und einen Wunschzeitraum angeben. Sie können zwei weitere Kliniken/Abteilungen (1. und 2. Ersatzabteilung) und einen Ersatzzeitraum angeben. Außerdem muss jede:r Bewerber:in ein Motivationsschreiben und einen Lebenslauf uploaden. Der Lebenslauf soll die schulische und universitäre Laufbahn und etwaige besondere Fähigkeiten und Kenntnisse enthalten. Geburtsort, Geburtsdatum, Nationalität und Geschlecht dürfen aber müssen nicht im Lebenslauf angegeben sein. Das Motivationsschreiben soll eine A4-Seite in Schriftgrad 10 oder größer nicht überschreiten.

* Als persönliche Daten werden der/die Vor- und Nachname(n), die Heimatuniversität, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, das Geschlecht, die Nationalität und das Geburtsdatum erhoben. Geschlecht, Nationalität und Geburtsdatum werden ausschließlich aus verwaltungstechnischen Gründen abgefragt und nicht an diejenigen weitergeleitet, die über die Annahme oder Ablehnung der Bewerber:innen entscheiden und haben daher keinen Einfluss auf den Ausgang der Bewerbung.

Nach Ende der Bewerbungsfrist werden die Bewerbungen an jene Klinik weitergeleitet, die als Wunschabteilung angegeben wurde. Die Koordinator:innen der jeweiligen Klinik begutachten die Motivationsschreiben und Lebensläufe der Bewerber:innen und wählen ausschließlich auf dieser Basis die aus ihrer Sicht am besten geeigneten Kandidat:innen aus, wobei Studierende der MedUni Wien bei der Auswahl zu bevorzugen sind. Die Bewerbungen werden in zufälliger Reihenfolge übergeben. Das Geschlecht, die Nationalität und das Geburtsdatum der Bewerber:innen und der Zeitpunkt der Bewerbung werden den Koordinator:innen nicht genannt.
 
Sollten für eine Klinik/Abteilung weniger Bewerbungen eingegangen sein als Plätze vorhanden sind, werden die Kandidat:innen sofort, ohne Einbeziehung der Koordinator:innen der jeweiligen Klinik zugeteilt, wobei Wunsch- und Ersatztermin berücksichtigt werden.
 
Studierende, die in dieser ersten Runde keinen Platz erhalten, werden in zufälliger Reihenfolge, sofern Wunsch- und Ersatzzeitraum passend sind, auf mögliche übrig gebliebene Plätze, auf die als Ersatzabteilungen angegebenen Kliniken aufgeteilt.

Studierenden, die sich im offiziellen Bewerbungszeitraum beworben haben und nach der ersten Runde noch keinen Platz erhalten haben, wird für zwei Wochen bevorzugt die Möglichkeit gegeben, freien Plätzen an Kliniken, die sie nicht als Wunsch- oder Ersatzabteilung angegeben haben, zugeteilt, bzw. auf Wartelisten (siehe Punkt "Warteliste") gesetzt zu werden. Die betroffenen Studierenden werden per Mail über die Fristen informiert, die freien Plätze sind auf der Website publiziert. Die diesbezüglichen Anträge werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.

Nach Verstreichen dieser zwei Wochen, erhalten auch Studierende, die sich nicht im offiziellen Bewerbungszeitraum beworben haben, die Möglichkeit, sich für dann noch freie Plätze oder Wartelistenplätze zu bewerben. Auch hier gilt first come - first served. Die übriggebliebenen Bewerbungen aus dem offiziellen Bewerbungszeitraum werden noch bis zum Beginn des letzten KPJ-Tertials des jeweiligen Jahres gespeichert und danach vernichtet. Die freien Plätze werden tagesaktuell auf der Website publiziert.

Es wird für jede Klinik bzw. Abteilung und jeden KPJ-Zeitraum bei Bedarf eine eigene Warteliste angelegt. Studierende haben die Möglichkeit auf drei solcher Wartelisten eingetragen zu werden.