Antrag auf datenschutzrechtliche Beurteilung durch die inneruniversitäre Datenschutzkommission / Clearing Stelle Lehre der MedUni Wien

Name der Antragstellerin / des Antragstellers

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Kontaktinformationen (Telefonnummer, Mailadresse, OE …)

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Titel des Projekts (Einführung IT-System, Auswertung, Umfrage)

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Vor Durchführung einer Umfrage oder Auswertung bzw. bei Einführung von IT-Systemen an der Medizinischen Universität Wien (MedUni Wien) ist verpflichtend die Stellungnahme der inneruniversitären Datenschutzkommission (DK) einzuholen. Dies betrifft sämtliche Projekte (Papier oder elektronisch), anhand deren Daten (auch in anonymisierter Form!) von MitarbeiterInnen, Studierenden oder StudienwerberInnen der MedUni Wien erhoben werden.

Im Falle von Anträgen im Bereich Studium/Lehre ist ferner eine Stellungnahme der Clearing Stelle Lehre der MedUni Wien einzuholen. Dieses Formular dient zur Einreichung bei beiden Stellen.

Folgende Unterlagen sind gegebenenfalls dem Antrag beizulegen:

Fragebogen und Studienprotokoll

Muster der Einverständniserklärung

Ethikvotum im Falle von wissenschaftlichen Projekten

Antrag / Darstellung der konkreten Auswertung

Umfassende Projektbeschreibung des Systems mit personenbezogenen Daten (Details in der Rahmenbetriebsvereinbarung betreffend automationsunterstützte Verwendung personenbezogener ArbeitnehmerInnendaten, § XI (2))

Bei Inanspruchnahme externer Dienstleister (Auftragsverarbeiter), an die personenbezogene (auch pseudonymisierte) Daten weitergegeben werden: Auftragsverarbeitervertrag inkl. Auflistung der ergriffenen Datensicherheitsmaßnahmen (Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Beauftragung oder Befürwortung durch ein offizielles Universitätsorgan bzw. –gremium (Rektorat, Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen, …)

Bei Anträgen für den Bereich Studium bzw. Lehre ist auch die Clearingstelle Lehre (CS-L) zu befassen. Falls der Antrag zum Zeitpunkt der Behandlung in der DK dort (noch) nicht vorliegt, werden die Unterlagen an die CS-L übermittelt.

Falls MitarbeiterInnen der MedUni Wien betroffen sind, ist der Antrag unter Umständen auch vom zuständigen Betriebsrat (BR) zu prüfen. Die Weiterleitung durch die DK an den BR erfolgt automatisch nach Behandlung.

Grundlage der Erhebung

☐ Qualitätssicherung

☐ Erstellen einer wissenschaftlichen Arbeit durch Studierende (zB Diplomarbeit, Dissertation)

☐ Sonstiges, und zwar: Klicken Sie hier, um Text einzugeben.

Nähere Beschreibung des Projekts – (max. 500 Zeichen)

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Zeitplan der Erhebung (geplanter Beginn / geplantes Ende)

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——

Durchführung der Erhebung

Form der Datenerhebung

(zB. Papier / elektronisch / Interview / Analyse von bestehenden Datensätzen) (max. 500 Zeichen)

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Beschreibung des betroffenen Personenkreises

(ausgewählte Bereiche von) MitarbeiterInnen, Studierenden, …)

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Ablauf der Erhebung

(z.B. in welcher Form erfolgen Rekrutierung, Verteilung, Ausfüllen und Einsammeln der Fragebögen, Verwendung von TANs)

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Bei manueller Eingabe: Durch welche Person(en) erfolgt die Dateneingabe?

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In welcher Form liegen die Rohdaten vor:

☐ direkt personenbezogen	☐pseudonymisiert	☐anonymisiert

Wie und durch wen/welche Stelle erfolgt die Pseudonymisierung bzw. Anonymisierung?

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Datenauswertung

Wer hat Zugang zu den Rohdaten?

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Durch welche Person(en) erfolgt die Datenauswertung?

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Wo und in welcher Form werden die Ergebnisse veröffentlicht/verwendet?

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——
Datenspeicherung

(bitte jeweils für elektronische und Papierform sowie für die Rohdaten und die Ergebnisse getrennt anführen, falls notwendig)

Speicherort der Rohdaten:

☐ Server ITSC	☐ Server OE	☐ PC OE	☐ Privatgerät
☐ Dienstleister	☐ Dienstzimmer/Büro an der OE

☐Sonstiges: Klicken Sie hier, um Text einzugeben.

Speicherort der Ergebnisse:

☐ Server ITSC	☐ Server OE	☐ PC OE	☐Privatgerät
☐ Dienstleister	☐ Dienstzimmer/Büro an der OE

☐ Sonstiges: Klicken Sie hier, um Text einzugeben.

Sicherstellung der Datensicherheit (z.B. Verschluss von Aufzeichnungen auf Papier oder Passwort bei elektronischen Aufzeichnungen)

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Welche Personen haben weiterhin Zugang zu den Rohdaten/Ergebnissen?

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Wann, durch wen und in welcher Form erfolgt die Löschung der Rohdaten / der Ergebnisse?

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Folgende Punkte werden zur Kenntnis genommen:

Die inneruniversitäre Datenschutzkommission ist zur Überprüfung der Wahrung der datenschutzrechtlichen Vorgaben berechtigt, Einsicht in den Projektablauf und die Ergebnisse zu nehmen.

Im Rahmen der Durchführung dieser Studie werde ich die Good Scientific Practice–Richtlinien der MedUni Wien idgF. (www.meduniwien.ac.at/web/rechtliches/good-scientific-practice) beachten.

Die generierten Datensätze und die Auswertungen dürfen nur für den/die im Antrag angeführten Zweck/e verwendet und keinesfalls an Dritte (außer an den angegebenen Auftragsverarbeiter) weitergegeben werden.

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Ort, Datum	Unterschrift des Antragstellers / der Antragstellerin

Stellungnahme der Clearingstelle Lehre (falls relevant)

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